COLEÇÃO MEMÓRIA SUL-MATOGROSSENSE: RELATO DE EXPERIÊNCIA
Maria Marta Giacometti 
Orlinda Simal Izidoro de Souza

RESUMO

Este relato apresenta um trabalho sendo desenvolvido na Coordenadoria de Biblioteca Central da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul, referente a Coleção Memória Sul-matogrossense. Trata-se da coleta, seleção, organização, armazenamento e acesso à Comunidade  Universitária e externa. Aponta fatos importantes como a informatização da Biblioteca e a transferência das obras e equipamentos do Serviço de Documentação Histórico - Educacional - SEDHE para a Biblioteca Central, ampliando a Coleção Memória Sul-matogrossense. Finaliza apresentando as perspectivas futuras da Coleção.

TEXTO COMPLETO

1. INTRODUÇÃO
Com a criação do Estado de Mato Grosso do Sul em 1977, através da Lei Complementar nº 31 de 11 de outubro de 1977, grande parte da memória sul-matogrossense ficou localizada no Estado de Mato Grosso, principalmente na capital Cuiabá. Em 1979, após a federalização da Universidade Estadual de Mato Grosso (Lei Federal nº 6674 de 5 de julho de 1979), passando a constituir-se em Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul, uma das preocupações básicas da Biblioteca Central foi a de reunir informações bibliográficas sobre Mato Grosso do Sul e Região, inclusive obras anteriores à divisão do Estado. Desde então, face à necessidade de coletar a documentação regional, ações foram realizadas nesse sentido, as quais serão relatadas a seguir. Os objetivos a serem alcançados estendiam-se não só à coleta do material, mas a sua organização, armazenamento adequado e acesso facilitado, com vistas a atender aos pesquisadores da comunidade universitária e externa.
Um fato importante, que contribuiu para o desenvolvimento dessas ações, foi o avanço na informatização da Biblioteca Central. O trabalho de um ano e meio, das equipes da Coordenadoria de Biblioteca Central e do Núcleo de Informática, e a instalação de uma Rede Básica NETWARE - Padrão 2000, em 1996, possibilitaram a informatização do gerenciamento do acervo, incluindo a Coleção Memória Sul-matogrossense. O software empregado foi o MicroIsis da UNESCO, que aliado à utilização dos Aplicativos QISIS e EMP**, ambos desenvolvidos pela BIREME, provaram ser  instrumentos valiosos para Bibliotecas e Arquivos.
Na Biblioteca Central foram criadas duas grandes bases de dados: BIBLIV e BIBUSU. A primeira base, BIBLIV, foi subdividida em:
 base de dados BIBLIO - coleção em geral
 base de dados MS/MT - coleção Memória  Sul-matogrossense
 base de dados TE/-coleção de Teses (teses, dissertações de mestrado e monografias de especialização)
 base de dados RE - coleção de Referência (obras de referência)
A base de dados BIBUSU, refere-se ao registro dos dados dos usuários inscritos na Biblioteca.
Entretanto, a iniciativa de maior relevância para o enriquecimento da Coleção Memória Sul-matogrossense deu-se em 1997. As obras e os equipamentos do Serviço de Documentação Histórico-Educacional - SEDHE foram transferidos para a Biblioteca Central, ampliando a Coleção Memória Sul-matogrossense. O SEDHE, contava em seu acervo com obras raras de grande valor para a memória Sul-matogrossense. Nessa mesma época, foi disponibilizado um espaço físico mais adequado, concretizando-se a idéia de um setor na Biblioteca Central, com funcionamento e finalidades específicas direcionadas para a preservação preventiva da Coleção memória Sul-matogrossense.

2. COLETA E SELEÇÃO DA COLEÇÃO
A Biblioteca Central da UFMS foi criada através do Decreto Estadual nº 867, de 20 de janeiro de 1965, que aprovou o Regimento Interno da Faculdade de Farmácia e Odontologia de Mato Grosso, com sede em Campo Grande. De início, a formação do acervo da Biblioteca deveu-se à colaboração dos próprios professores, que cederam suas obras. Desde então, muitas doações foram efetuadas, enriquecendo as coleções. Partindo desse acervo o material bibliográfico, que atendia aos critérios indicados mais adiante, foi separado e passou a receber um tratamento específico, iniciando a formação da coleção Memória Sul-matogrosense. Dando continuidade, a coleta vem sendo realizada através de contatos institucionais, pessoais, por telefone e correspondências, geralmente enviadas a cada início de ano. Também o levantamento da produção científica gerada na UFMS foi incluído.
Um exemplo do resultado desse trabalho, foi a doação de 150 obras pela Academia Sul-matogrossense de Letras.
A seleção do material a ser incluído na Coleção Memória Sul-matogrossense é realizada com base nos seguintes critérios:
- todo e qualquer assunto referente a Mato Grosso do Sul e região, com atenção especial na área de Educação.
- todo e qualquer assunto referente a Mato Grosso e região, anterior a 1979, com atenção especial na área de Educação;
- publicações de autores sul-matogrossenses;
- toda produção científica e literária da UFMS.
A inclusão é de no máximo 3 (três) exemplares por título, quando se tratar de livros e teses. Em outros casos, não são mantidas duplicatas.

3. ORGANIZAÇÃO DA COLEÇÃO
Em uma primeira fase priorizou-se a organização do material, sem um aprofundamento maior na indexação ou inclusão de resumos na recuperação das informações. As metas principais referiam-se à coleta e à sistematização dos documentos de forma mais geral, que pudessem permitir o acesso imediato a Coleção Memória Sul-matogrossense. Desse modo, numa segunda etapa, serão inseridos os resumos e a indexação explorará mais efetivamente a bibliografia.
O trabalho de organização iniciou-se pelo registro do material bibliográfico, para fins de inclusão patrimonial. O registro está sendo efetuado em uma Base de dados ‘REGS”, utilizando o software MicroIsis da UNESCO e constando as seguintes informações:
- data de inclusão na coleção;
- número de registro (tombo);
- autor(es) do documento;
- título do documento;
- local de  publicação;
- editora da publicação;
- data de publicação;
- livraria (ou doação);
- preço: unitário, total;
- observação.
Cada tipo de material recebe um registro diferenciado, com algumas alterações nos campos.
Mensalmente é gerado relatório final em ordem de tombo.
Na padronização da organização, em se tratando da classificação por assunto e da catalogação, baseou-se nos seguintes componentes:
a) CDD (Sistema de Classificação de Dewey), para identificação dos diferentes elementos de dados no campo de assunto e CUTTER, para elementos de dados no campo de autor; 
b) AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules. 2.ed.), para descrição dos diferentes elementos de dados, tais como: autor, título, imprenta, assunto, etc...
Conforme foi exposto na Introdução, foi criada uma base de dados, denominada MS/MT, para a inclusão das informações da Coleção Memória Sul-matogrossense.  A planilha de entrada de dados, por exemplo de livros, foi definida abrangendo os seguintes itens:
- base de dados - nome da base de dados;
- tipo de literatura - identifica o tipo de literatura (no caso monográfico - livros);
- classificação - código de assunto;
- Cutter - código de autor;
- idioma - português, inglês, francês, etc.;
- autor(es) do documento;
- editor - autor coletivo;
- entidade - instituição responsável pelo conteúdo do documento;
- congressos - especificação de eventos (Congressos, Seminários, Encontros, etc...);
- título do documento;
- subtítulo do documento;
- edição - número da edição do documento;
- local de publicação;
- editora da publicação;
- ano de publicação;
- páginas - número total de páginas do documento;
- volumes - número de volumes que compõem um título;
- exemplares do documento;
- número de tombo - número físico da obra;
- série - título de uma publicação seriada;
- assunto - palavras chaves ou descritores;
- observações - informações adicionais do documento;
- ISBN - número que identifica internacionalmente uma monografia;
- ex. consulta - exemplar retido para consulta no local.
O cadastramento é atualizado constantemente e conta hoje com 1095 títulos de livros, com suas respectivas descrições bibliográficas.

4. ARMAZENAMENTO E CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DA COLEÇÃO
Os livros e teses estão organizados nas estantes por ordem de assunto. Os periódicos estão armazenados em caixas bibliográficas, em ordem de assunto e dentro do assunto, em ordem alfabética de título. Artigos de periódicos, capítulos de livros, materiais não convencionais, são arquivados em pastas suspensas. Cuidados serão tomados no sentido da conservação preventiva dos materiais. O uso de papel não ácido para o acondicionamento, invólucros de cartão para pequenos livros, jaquetas de filme polyester, caixas de papel neutro, suportes apropriados para livros, são medidas necessárias para a conservação dos materiais. A reprodução e pequenos reparos, aliados à higienização, garantem em muitos casos a sobrevivência a longo prazo das coleções. A manutenção da temperatura/umidade relativa adequada e o controle de luminosidade, são outros requisitos básicos que estão sendo levados a sério, para a conservação preventiva da Coleção Memória Sul-matogrossense.

5. ACESSO E CIRCULAÇÃO DA COLEÇÃO
Medidas como reprodução em xerox, reformatação em microfilme ou em formato eletrônico (digitalização de imagens com scanner), são necessárias para facilitar o acesso e ao mesmo tempo evitar o manuseio direto. Os equipamentos que possibilitam essas ações existem na UFMS. A Biblioteca Central já dispõe de scanners e o setor de microfilmagem da UFMS reiniciou suas atividades.
Outro item que está sendo focalizado é o estabelecimento de normas de funcionamento. Incluem, por exemplo, um dispositivo determinando que todo exemplar único e o exemplar 1 (um) de livros são excluídos de empréstimo. Quanto aos demais tipos de materiais, o acesso restringe-se à consulta no local.

6. PERSPECTIVAS FUTURAS
A Coleção Memória Sul-matogrossense já está se tornando um ponto de referência para os interessados e pesquisadores na área. Usuários da comunidade externa têm procurado a Biblioteca Central para consulta a essa Coleção. Pretende-se até o final de 1998, a disponibilização, via INTERNET, da base de dados referente a Coleção Memória Sul-matogrossense, facilitando o acesso à comunidade em geral.
A produção de um catálogo também está entre as ações a serem desencadeadas. Participar do Sistema de Informação sobre Teses - SITE/IBICT e alimentar, no Formato de Intercâmbio de Dados sobre Tese/Dissertação, as dissertações geradas pelos pós-graduandos da UFMS, é outra perspectiva que está se tornando realidade.
A elaboração e apresentação de projetos a órgãos financiadores, constituem-se em outra ação a ser focalizada com firmeza. Nesse sentido, prepara-se um projeto para ser submetido ao Ministério da Cultura.
Todos esses esforços sintetizam-se nos objetivos enunciados no início deste texto. O apoio institucional e o trabalho em equipe da Biblioteca Central são requisitos essenciais para a continuidade das atividades desenvolvidas, relativas a Coleção Memória Sul-matogrossense. Por outro lado, a doação de publicações e/ou documentos, por pesquisadores da área e escritores sul-matogrossenses, poderá contribuir sobremaneira no enriquecimento da Coleção. Finalizando, acresce-se que o manuseio adequado, aliado à conscientização dos usuários sobre o valor inestimável desse acervo, refletirão na preservação da memória sul-matogrossense.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CÓDIGO de catalogação anglo-americano/preparado por The American Library Association...[et al.]; coordenado por Michael Gorman e Paul N. Winkler.  2.ed.  São Paulo: FEBAB, 1983.  2v.
DEWEY, Melvil.   Sistema de classificação decimal Dewey/ desenhado originalmente por Melvil Dewey.   20.ed.  Santafé de Bogotá: Rojas Eberhard, 1995.  4v.
Lei complementar nº 31, de 11 de outubro de 1977.  In: MATO GROSSO DO SUL.  Leis, decretos, etc.  Legislação de Mato Grosso do Sul 1979.   Campo Grande,MS: Secretaria de Justiça, 1981.   V.1, p.11-18.
MAYMONE, Hércules.  Da farmácia e odontologia à Universidade: memórias.   Campo Grande,MS: UFMS, Núcleo de Imprensa Universitária, 1989.  282p.